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Angebotsprüfung 31. Juli 2026 7 Minuten

„Unser Dienstleister will 80.000 €. Ist das angemessen?“

Das ist die häufigste Frage, die mir gestellt wird – und die ehrlichste Antwort darauf lautet: Das lässt sich am Preis allein nicht beurteilen. Wohl aber an der Struktur des Angebots. Sechs Fragen genügen, und keine davon setzt technisches Wissen voraus.

Die Situation ist immer ähnlich. Auf dem Tisch liegt ein Angebot über eine Summe, die für Ihr Unternehmen spürbar ist. Der Anbieter wirkt kompetent, das Dokument ist ordentlich gemacht, die Referenzen klingen gut. Und trotzdem bleibt ein Unbehagen, das sich nicht auflösen lässt, weil Ihnen der Vergleichsmaßstab fehlt. Ein zweites Angebot einzuholen hilft nur bedingt: Zwei Zahlen, die weit auseinanderliegen, machen die Entscheidung nicht leichter, sondern schwerer.

Sechs Fragen, die jedes Angebot beantworten muss

Stellen Sie diese Fragen schriftlich und bitten Sie um schriftliche Antworten. Das ist keine Unhöflichkeit, sondern üblich – und die Reaktion darauf ist bereits die halbe Auskunft.

1. Was genau bekomme ich am Ende, und woran messen wir das?

Ein Angebot, das Aufwände auflistet, verkauft Ihnen Zeit. Ein Angebot, das Ergebnisse beschreibt, verkauft Ihnen ein Resultat. Der Unterschied entscheidet, wer das Risiko trägt, wenn es länger dauert. Verlangen Sie eine Abnahmebedingung, die auch ein Nicht-Techniker überprüfen kann: „Ein Mitarbeiter kann einen Auftrag in unter zwei Minuten erfassen, ohne Schulung.“ Das ist prüfbar. „Umsetzung des Moduls Auftragserfassung“ ist es nicht.

2. Wem gehört der Quellcode, und wo liegt er?

Die wichtigste Frage im ganzen Katalog, und die am häufigsten übergangene. Lassen Sie sich die Antwort im Vertrag zeigen, nicht im Gespräch. Sinnvoll ist: Sie erhalten die uneingeschränkten Nutzungsrechte am eigens für Sie entwickelten Code, und dieser liegt in einem Verzeichnis, auf das Sie Zugriff haben – nicht nur der Anbieter. Der gängige Einwand „das brauchen Sie doch gar nicht, Sie können damit ohnehin nichts anfangen“ stimmt sogar. Sie brauchen ihn für den Tag, an dem jemand anderes weitermachen soll.

3. Was kostet der Betrieb, jeden Monat, für die nächsten drei Jahre?

Der Angebotspreis ist der kleinere Teil der Gesamtrechnung. Dazu kommen Hosting, Lizenzen, Wartungspauschale, Bereitschaft und Weiterentwicklung. Verlangen Sie eine Aufstellung dieser laufenden Posten – und rechnen Sie sie auf drei Jahre hoch. Es kommt regelmäßig vor, dass die laufenden Kosten den Entwicklungspreis übersteigen, ohne dass das jemand ausgesprochen hätte.

4. Was ist im Festpreis nicht enthalten?

Ein Festpreis ohne Leistungsabgrenzung ist keiner. Fragen Sie konkret: Sind Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung, Tests, Dokumentation und die Fehlerbehebung nach der Übergabe enthalten? Diese vier Posten sind die üblichen Nachträge, und gemeinsam machen sie schnell die Hälfte des ursprünglichen Volumens aus.

5. Wer macht weiter, wenn die Person ausfällt, die das gebaut hat?

Bei kleinen Dienstleistern arbeitet an Ihrem Projekt oft genau ein Mensch. Das ist nicht schlimm, solange es benannt ist und es eine Antwort gibt. Gute Antworten: Es gibt eine zweite Person, die eingearbeitet ist. Es gibt eine Anleitung, mit der ein Dritter das System von null aufbauen kann. Der Code ist so dokumentiert, dass eine Übernahme möglich ist. Eine schlechte Antwort ist jede, die das Thema für unwahrscheinlich erklärt, statt es zu beantworten.

6. Warum diese Technologie – und was wäre die einfachere Lösung?

Die aufschlussreichste Frage von allen. Jeder gute Anbieter kann Ihnen eine einfachere Variante skizzieren und begründen, warum er sie nicht vorgeschlagen hat. Wer auf diese Frage ausweicht oder mit Zukunftsfähigkeit argumentiert, ohne eine konkrete Zahl oder ein konkretes Szenario zu nennen, hat die Lösung vor dem Problem gewählt.

Drei Warnzeichen

Unabhängig von den Antworten gibt es Muster, die im Angebotsdokument selbst sichtbar werden:

• Die Technologie steht vor der Analyse. Wenn im Angebot bereits Produktnamen und Architekturbegriffe stehen, bevor irgendwo beschrieben ist, welches Problem Sie eigentlich haben, wurde von der Lösung her gedacht. Das führt fast immer zu einem System, das mehr kann, als Sie je brauchen – und dessen Betrieb Sie dauerhaft bezahlen.
• Aufwände in runden Blöcken. „Backend: 40 Tage. Frontend: 40 Tage.“ Solche Zahlen sind nicht geschätzt, sondern gesetzt. Ein durchgerechnetes Angebot hat krumme Zahlen und benennt, welche Posten unsicher sind.
• Kein Wort über den Ausstieg. Was passiert, wenn Sie in zwei Jahren wechseln wollen? Steht dazu nichts im Angebot, ist das keine Auslassung, sondern eine Entscheidung. Ein fairer Anbieter beschreibt die Übergabe, weil er weiß, dass gerade das Vertrauen schafft.

Und dann der Teil, den Sie von einem Prüfer selten hören

Die meisten Angebote, die ich sehe, sind in Ordnung. Der Preis ist marktüblich, der Anbieter kann, was er behauptet, und die Beauftragung ist richtig. Überteuerte Mondangebote sind die Ausnahme, nicht die Regel.

Genau das ist aber der Grund, warum sich die Prüfung lohnt. Denn der teure Fehler ist selten der falsche Preis – er ist der falsche Zuschnitt. Ein Angebot, das drei Funktionen enthält, die Sie nie benutzen werden, ist nicht zu teuer, es ist zu groß. Ein System, das für zehnmal so viele Nutzer ausgelegt ist, wie Sie je haben werden, ist nicht falsch gebaut, es ist falsch dimensioniert. Und beides steht im Angebot, wenn man weiß, wonach man sucht.

In einem Fall aus der Praxis war die wirksamste Empfehlung nicht „nehmen Sie das nicht“, sondern „streichen Sie die Punkte vier, sieben und neun und fragen Sie neu an“. Das Ergebnis war dasselbe System, ein Drittel günstiger und drei Monate früher fertig – beim selben Anbieter.